これ一本で英語の電話会議フレーズが揃う。IBMの『テレコン英会話小冊子』を読んだ?

海外の人との英語での電話会議、慣れないうちはストレスに感じるものですよね。

特に、自分が会議の主催者として司会をしないといけない場合はとても大変です。

私もプロダクトマネジャーをやっていたとき、急遽、担当プロダクトのアジア展開の話が浮上し、韓国、シンガポール、日本でテレカンをしないといけなくなったことがあります。

当時はスピーキングすら満足にできないにも関わらず、会議の主催者としてファシリテートもしないといけない状況だったので、関連書籍やインターネットなどで、英語会議の進め方のフレーズを集めた覚えがあります。

今回の記事では、その当時に見つけた『テレコン英会話小冊子』を紹介したいと思います。

初めは慣れないものですが、良く使うフレーズを1つ1つ自分のものにしていくことで、海外とのテレカンも怖くなくなると思います。

これ一本で、英語での電話会議で必要なフレーズが揃う!

今回の記事で紹介したいのは、IBM社員が作成した『テレコン英会話小冊子』です。

この小冊子は、IBM社内の英語での電話会議の効率化を目的に、海外との電話会議が多いテクニカル・サービス部門の5人の社員によって作られたものです。

どうやら、IBM社内の改善活動の一つとして作成されたものらしいのですが、ありがたいことに、こうしてWeb上でも公開してくれています。

さて、この小冊子がなぜ良いのか?という話ですが、大きく3つあります。

  1. 電話会議の進行順に、必要なフレーズが記載されている。(司会にとってありがたい)
  2. できるだけシンプルなフレーズになっている。(電話会議初心者に最適)
  3. ネイティブが監修している(実際の会議で使っても違和感なく伝わる)

百聞は一見に如かず、ということで、まずは以下のスクリーンショットをみてください。

この通りに進めれば、それとなく電話会議の司会ができてしまう

ご覧の通り、電話会議が進んでいく順番に、必要なフレーズが書かれているのです。

これが私の場合は非常に役立ちました。冒頭で述べた、韓国、シンガポール、日本での3カ国の会議の時、全体で出席者が20名弱いたので、会議が始まるまでに必要な出席者が揃っているかを確認する必要がありました。

ご存知の通り、電話会議はみなさん参加するタイミングが少しづつずれていますから、誰かが電話会議に参加するたびに、司会の私が参加者の名前を確認していく必要があります。

そこで、『Who is on the call?』や『 Who just joined?』などを使いながら、会議出席者を確認していきました。なぜ名前を確認していったかというと、会議後のMeeting minutesに必要だったからです(議事録作成もプロダクトマネジャーの仕事でした)。

電話会議初心者でも覚えやすい簡単な英語フレーズになっている

次に、スピーキングが苦手だった当時の私にとって最も助かったのがこれです。この小冊子のフレーズは、小難しいものではなく、とてもシンプルで覚えやすかった点です。

代表的なものでいうと、相手が電話から遠くて声が聞き取りにくい時に使う『Could you speak more loudly?』や相手の話すスピードが早くて聞き取りにくい時に使う『Could you speak more slowly?』。

他には、重要なポイントだと思うものの、完全に聞き取れなかった時に使いたい『I couldn’t catch that, would you repeat it?』など。

これらの頻出フレーズが網羅されていて、かつ、シンプルに書かれているので、私もこの小冊子をノートの合間に忍ばせながら、なんとか電話会議を乗り切ることができました。

ネイティブも使うフレーズなので、実際の英語会議でも違和感なく伝わる

この小冊子は、当時のIBM社内の電話会議で日本人の英語の使い方がおかしいという問題があったことがきっかけで作られたもので、ネイティブの協力のもと最終化された経緯があります。

もしかしたら、「作成時期が少し古くないか?」とお気づきになる方もいるかもしれませんが、この記事を書いている2017年10月現在でも違和感のないフレーズだと私は思います。(実際に、私の会社のグローバル会議でも良く使われる表現ばかりです)

ということで、ここに書かれているフレーズをスラスラと言えるようになれば、実際の電話会議でも違和感なく相手に伝えられると思います。

英語の電話会議は唐突にやってくる。。その時に備えて。

さて、いかがでしたでしょうか。

英語の電話会議に慣れている人にとっては復習として使えるでしょうし、まだ海外とのテレカンが少ない方には将来に向けての勉強資料として有用と思います。

備えあれば憂いなし。

急なグローバルとの電話会議でも落ち着いて対処できるように、これを機会に、電話会議の司会・ファシリテーターとしての進め方や、参加者としての頻出フレーズなどを勉強してみると良いかもしれません。

小冊子は、以下のリンクからダウンロードできます。私はPDFを印刷した後、真ん中で折ってホチキス止めし、まさに”小冊子” として使っていました。

http://www-06.ibm.com/businesscenter/jp/hitoiki/pdf/telecon_eng.pdf

その他の英語表現における参考サイト

最後に参考までに、そのほかの有用な英語フレーズが記載されたサイトを紹介しておきます。電話会議以外のシチュエーションもありますが、いずれも参考になると思います。

英語の電話会議でよく使うフレーズや気を付けるべきポイントのご紹介

会議で使う基本表現

1週間でマスター!! 仕事で使える英語フレーズ -会議編-

プレゼンテーションにおける「切り出し」語、「つなぎ語」一覧

最後に:中・長期的なビジネス英会話スキルの向上のために

直近の海外との電話会議はこの冊子で乗り切るとして、中・長期的にはやはり英語でのスピーキングは必要になると思います。それも、定型文ではなくて、臨機応変に言いたいことを変えるようなスピーキングスキルです。

そんなスピーキングスキルを鍛えるべく、みなさんも英会話スクールやオンライン英会話などに自己投資をされているかもしれません。それでも、もし、『最近、伸び悩んでいるなあ』と感じられる方がいれば、以下の関連記事を読んでみてください。

意外な落とし穴。英会話スクールがビジネス英語上達の近道ではない理由

2017.11.05

英会話スクール・オンライン英会話で伸び悩んだ一人として、体験談と解決方法(の一つ)を書かせていただきました、きっと参考になると思います。

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ippo

本サイトの運営者。社会人になった後、周囲から仕事ができないと思われて、自分の人生が真っ暗闇に感じた辛い日々を過ごす。その後、奇跡的な復活劇を遂げ、その勢いのまま、グローバルプロダクトマネジャーを経験。全く喋れなかった苦手の英語もビジネスで会話ができるレベルまで押し上げ、今はグローバルや日本の幹部と直接コミュニケーションをするポジションで仕事をしている。 専門分野は、プロジェクトマネジメント、アカウント・ファイナンスなど。自分のように、仕事で悩んでいる人や大きな壁を感じている人が現状打破できるように、という想いで本サイトを立ち上げた。