そのメールの目的・成果物は何？ 仕事ができる人のビジネスメールの考え方。

仕事でメールをもらったとき、「この人は何を言いたいのか、イマイチよく分からないなあ。」とか、「結局、何をして欲しいのだろうか。」とストレスを感じたことはないでしょうか。

そういう場合は、他の人も同じように思っているもので、大抵は、その後から各方面から質問の嵐が飛び交うことがあります。（いわゆる、炎上しているケースです）

一方で、仕事ができる人のメールは、読み手に配慮された内容で、ストレスなくスムーズに理解することができます。

私は今の仕事で、日本のシニアマネジメントの方やグローバルのカウンターパートとよくコミュニケーションするのですが、その中で、メールがうまい人は仕事もできる方ばかりです。

この記事では、仕事ができない人のメールの特徴を紹介した後に、仕事ができる人はどんなことを考えて、どんな所に気を遣ってメールを送っているのかを説明していきたいと思います。

仕事ができない人は、どんなメールを送っているのか

まずは、いわゆる仕事ができない人の共通点を探っていきたいと思います。

以下の5つは、社会人を対象としたアンケートで、この人は仕事ができないと感じた時のメールの特徴です。

第1位　返信が遅い　81人（31.3%）
第2位　文章が長い　72人（27.8%）
第3位　ムダなやりとりが多い　31人（12.0%）
第4位　件名がわかりにくい　25人（9.7%）
第5位　1文に区切りがなく長い　22人（8.5%）

引用：「この人は仕事ができない」と思うビジネスメールの特徴

第1位のメールの返信が遅いというのは、また別の問題なので、今回の記事では触れないことにします。

第2位と5位は、同じようなカテゴリーで、文章の作り方に問題がありそうです。

第3位は、そもそものコミュニケーション方法に問題がありそうなパターンです。

第4位は、メールの目的・成果物をしっかりとイメージできているのか心配な事例です。

私もこれらの事例に心当たりがあり、元上司に何度も怒られていた過去があります。皆さんも、もしかしたら、少し心当たりがあるのかもしれません。

大事なのは、自分が日々送っているメールが相手にとって気持ち良いものかどうかを自問自答し、常に自己改善を図っていけるかどうかだと思います。

さて、以下の項目からは、私が一緒に仕事をしてきたグローバルで活躍するプロダクトマネジャーから学んだ、メールの考え方をお伝えしていきます。

仕事ができる人は、消去法の結果、敢えてメールを選択している

アンケート結果の第3位にあった「ムダなやり取りが多い」の原因ですが、これを分析していくと、おそらく、”メール以外のコミュニケーションをうまく使えていない可能性” に行き着くのではないかと思います。

もうちょっと正確にいうと、メールとメール以外の選択肢の使い分けができていないことが原因で、コミュニケーションがうまく行かずに、仕事がなかなか前に進まないというケースといえます。

「メールを使うのは最後の選択肢」

これは私がプロダクトマネジャーとして働いている時の、上司や同僚の口グセでした。

プロダクトマネジャーという仕事柄、社内や社外の色々な部門のマネジメント層やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションが必要になります。

そこには、簡単に確認できることから、色々な部門の利害関係を調整しながらwinーwin関係を探ることまで、多種多様です。

とにかく、解決することが山積みで忙しく、その様々な部門に話を聞きに回っていたら時間が足りないので、手っ取り早く関係者にメールを送る、という方法がとられがちです。

しかし、そういう “とりあえず” 送ったメールは大抵失敗して、かえって問題を大きくしてしまい、後から火消しに余計に時間がかかってしまうのです。

それを経験で知っているので、私の周りのプロダクトマネジャーは、以下のような順序でコミュニケーション方法を選んでいました。

1. できる限り、相手の席まで足を運んでFace to faceで話す。
2. 相手が海外にいるとか、外勤中であれば、電話で話す。
3. 電話も無理な状況であれば、初めてメールを選択する。
4. メールを選択したとしても、必要に応じて、後からface to faceか電話でフォローする。

これが「メールを使うのは最後の選択肢」という意味です。

この意味を本当に理解している人は、”言いたいことを長々と書いたメールを送信して終わり” なんて仕事の仕方はしないはずです。(まあ、私も昔は良くやっていたので、恥ずかしい限りなのですが、苦笑）

ということで、「とりあえずメールを送っておこう」ではなく、「目的を達成するために、どんなコミュニケーションの手段を使うのが良いかな？」と考えるクセをつけましょう。

仕事ができる人は、メールを打つ前に、目的・成果物を明確にしている

『そもそも、あなたは、なぜメールをするのでしょうか？ そのメールで相手に何を期待しているのでしょうか？』

何を隠そう、私がプロダクトマネジャーの時に、上司からのコーチングでよく言われたのがこの言葉です。

私が少し曖昧な回答をすると、すかさず、「なぜ？」「目的は何？」「最終的に何を得たいの？」という質問が矢継ぎ早に飛んでくるのです。

その質問に何度もハッと気づかされて、自分が取るべき最善の行動や最善の選択肢について、考えさせられました。

メールをするということは、必ず2つのことを考える必要があります。

1. あなたがメールを送る目的
2. あなたがそのメールで達成したい成果（相手にして欲しい行動）です。

逆にいえば、これらについてちゃんと考えられていないメールは、「何を言いたいのかわからない。」「何をして欲しいのかわからない。」と言われるメールになってしまいます。

例えば、あなたが作成している文書を上司にチェックしてほしい時は、目的は、【レビュー依頼】であり、成果物は【上司がチェック済みの文書】になります。

また、あなたが新しい企画書をシニアマネジメント層に通したい時は、目的は、【提案】または【承認依頼】になり、成果物は【企画書の承認】です。

もし、あなたが有用な情報を入手し、チームメンバーに展開しておきたかったら、【情報共有】または【報告】になり、成果物は【同じ情報をチームメンバーが知っている状態】です。

そして、それを明確に伝えるために、メールの件名に【レビュー依頼】、【提案】、【承認】、【情報共有】、【報告】という簡潔な言葉をつけてあげると効果的です。

これはグローバルとのやり取りでも全く同じで、私も【Review request】とか【Proposal】とか【FYI (For your information)】といったようなフレーズを件名の最初に書くようにしています。

こうすると、件名だけで、読み手に起こして欲しい行動を伝えられるので、読み手もストレスなくメール本文に入っていくことができます。

いかがでしたでしょうか。

もし、今のご自身の仕事のパフォーマンスに自信がないと思うのであれば、「あなたは、相手に、どんな行動を起こしてほしいのか？」という点を考えながらメールを送るようにしてみてください。劇的に仕事力が上がっていくことを実感できると思います。

毎日の積み重ねが大事です。これを続けていけば、必ず自分の仕事のパフォーマンスに自信が持てるようになると思います。（全く仕事ができなかった私でさえ、変わることができたので、安心して実践してみてください）

この記事があなたの仕事のお役に立てれば、これ幸いです。