そのメールの目的・成果物は何? 仕事ができる人のビジネスメールの考え方。

仕事でメールをもらったとき、「この人は何を言いたいのか、イマイチよく分からないなあ。」とか、「結局、何をして欲しいのだろうか。」とストレスを感じたことはないでしょうか。

そういう場合は、他の人も同じように思っているもので、大抵は、その後から各方面から質問の嵐が飛び交うことがあります。(いわゆる、炎上しているケースです)

一方で、仕事ができる人のメールは、読み手に配慮された内容で、ストレスなくスムーズに理解することができます。

私は今の仕事で、日本のシニアマネジメントの方やグローバルのカウンターパートとよくコミュニケーションするのですが、その中で、メールがうまい人は仕事もできる方ばかりです。

この記事では、仕事ができない人のメールの特徴を紹介した後に、仕事ができる人はどんなことを考えて、どんな所に気を遣ってメールを送っているのかを説明していきたいと思います。

仕事ができない人は、どんなメールを送っているのか

まずは、いわゆる仕事ができない人の共通点を探っていきたいと思います。

以下の5つは、社会人を対象としたアンケートで、この人は仕事ができないと感じた時のメールの特徴です。

第1位 返信が遅い 81人(31.3%)
第2位 文章が長い 72人(27.8%)
第3位 ムダなやりとりが多い 31人(12.0%)
第4位 件名がわかりにくい 25人(9.7%)
第5位 1文に区切りがなく長い 22人(8.5%)

引用:「この人は仕事ができない」と思うビジネスメールの特徴

第1位のメールの返信が遅いというのは、また別の問題なので、今回の記事では触れないことにします。

第2位と5位は、同じようなカテゴリーで、文章の作り方に問題がありそうです。

第3位は、そもそものコミュニケーション方法に問題がありそうなパターンです。

第4位は、メールの目的・成果物をしっかりとイメージできているのか心配な事例です。

私もこれらの事例に心当たりがあり、元上司に何度も怒られていた過去があります。皆さんも、もしかしたら、少し心当たりがあるのかもしれません。

大事なのは、自分が日々送っているメールが相手にとって気持ち良いものかどうかを自問自答し、常に自己改善を図っていけるかどうかだと思います。

さて、以下の項目からは、私が一緒に仕事をしてきたグローバルで活躍するプロダクトマネジャーから学んだ、メールの考え方をお伝えしていきます。

仕事ができる人は、消去法の結果、敢えてメールを選択している

アンケート結果の第3位にあった「ムダなやり取りが多い」の原因ですが、これを分析していくと、おそらく、”メール以外のコミュニケーションをうまく使えていない可能性” に行き着くのではないかと思います。

もうちょっと正確にいうと、メールとメール以外の選択肢の使い分けができていないことが原因で、コミュニケーションがうまく行かずに、仕事がなかなか前に進まないというケースといえます。

「メールを使うのは最後の選択肢」

これは私がプロダクトマネジャーとして働いている時の、上司や同僚の口グセでした。

プロダクトマネジャーという仕事柄、社内や社外の色々な部門のマネジメント層やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションが必要になります。

そこには、簡単に確認できることから、色々な部門の利害関係を調整しながらwinーwin関係を探ることまで、多種多様です。

とにかく、解決することが山積みで忙しく、その様々な部門に話を聞きに回っていたら時間が足りないので、手っ取り早く関係者にメールを送る、という方法がとられがちです。

しかし、そういう “とりあえず” 送ったメールは大抵失敗して、かえって問題を大きくしてしまい、後から火消しに余計に時間がかかってしまうのです。

それを経験で知っているので、私の周りのプロダクトマネジャーは、以下のような順序でコミュニケーション方法を選んでいました。

  1. できる限り、相手の席まで足を運んでFace to faceで話す。
  2. 相手が海外にいるとか、外勤中であれば、電話で話す。
  3. 電話も無理な状況であれば、初めてメールを選択する。
  4. メールを選択したとしても、必要に応じて、後からface to faceか電話でフォローする。

これが「メールを使うのは最後の選択肢」という意味です。

この意味を本当に理解している人は、”言いたいことを長々と書いたメールを送信して終わり” なんて仕事の仕方はしないはずです。(まあ、私も昔は良くやっていたので、恥ずかしい限りなのですが、苦笑)

ということで、「とりあえずメールを送っておこう」ではなく、「目的を達成するために、どんなコミュニケーションの手段を使うのが良いかな?」と考えるクセをつけましょう。

仕事ができる人は、メールを打つ前に、目的・成果物を明確にしている

『そもそも、あなたは、なぜメールをするのでしょうか? そのメールで相手に何を期待しているのでしょうか?』

何を隠そう、私がプロダクトマネジャーの時に、上司からのコーチングでよく言われたのがこの言葉です。

私が少し曖昧な回答をすると、すかさず、「なぜ?」「目的は何?」「最終的に何を得たいの?」という質問が矢継ぎ早に飛んでくるのです。

その質問に何度もハッと気づかされて、自分が取るべき最善の行動や最善の選択肢について、考えさせられました。

メールをするということは、必ず2つのことを考える必要があります。

  1. あなたがメールを送る目的
  2. あなたがそのメールで達成したい成果(相手にして欲しい行動)です。

逆にいえば、これらについてちゃんと考えられていないメールは、「何を言いたいのかわからない。」「何をして欲しいのかわからない。」と言われるメールになってしまいます。

例えば、あなたが作成している文書を上司にチェックしてほしい時は、目的は、【レビュー依頼】であり、成果物は【上司がチェック済みの文書】になります。

また、あなたが新しい企画書をシニアマネジメント層に通したい時は、目的は、【提案】または【承認依頼】になり、成果物は【企画書の承認】です。

もし、あなたが有用な情報を入手し、チームメンバーに展開しておきたかったら、【情報共有】または【報告】になり、成果物は【同じ情報をチームメンバーが知っている状態】です。

そして、それを明確に伝えるために、メールの件名に【レビュー依頼】、【提案】、【承認】、【情報共有】、【報告】という簡潔な言葉をつけてあげると効果的です。

これはグローバルとのやり取りでも全く同じで、私も【Review request】とか【Proposal】とか【FYI (For your information)】といったようなフレーズを件名の最初に書くようにしています。

こうすると、件名だけで、読み手に起こして欲しい行動を伝えられるので、読み手もストレスなくメール本文に入っていくことができます。

いかがでしたでしょうか。

もし、今のご自身の仕事のパフォーマンスに自信がないと思うのであれば、「あなたは、相手に、どんな行動を起こしてほしいのか?」という点を考えながらメールを送るようにしてみてください。劇的に仕事力が上がっていくことを実感できると思います。

毎日の積み重ねが大事です。これを続けていけば、必ず自分の仕事のパフォーマンスに自信が持てるようになると思います。(全く仕事ができなかった私でさえ、変わることができたので、安心して実践してみてください)

この記事があなたの仕事のお役に立てれば、これ幸いです。

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ABOUTこの記事をかいた人

ippo

本サイトの運営者。社会人になった後、周囲から仕事ができないと思われて、自分の人生が真っ暗闇に感じた辛い日々を過ごす。その後、奇跡的な復活劇を遂げ、その勢いのまま、グローバルプロダクトマネジャーを経験。全く喋れなかった苦手の英語もビジネスで会話ができるレベルまで押し上げ、2019年6月からはアメリカに赴任し、グローバル・リーダー/マネジメント達と仕事をしている。 専門分野は、プロジェクトマネジメント、アカウント・ファイナンスなど。自分のように、仕事で悩んでいる人や大きな壁を感じている人が現状打破できるように、という想いで本サイトを立ち上げた。